一、適用范圍

本指南所指現場檢查是指北京市藥品監督理局醫療器械生產監管人員對已取得《醫療器械生產企業許可證》或已按照有關規定辦理登記的醫療器械生產企業按照國家和北京市有關規定進行行政監督管理所涉及的日常監督現場檢查工作。

二、檢查原則

依法、廉潔、公正、客觀、嚴謹、詳實

三、檢查依據

本指南依據國家和北京市有關法律、法規、規章及規范性文件編寫。當以下相關編寫依據發生變化時,應考慮修訂本指南的必要性。 

1、《醫療器械監督管理條例》(中華人民共和國國務院令第276號)

2、《國務院關于加強食品等產品安全監督管理的特別規定》(中華人民共和國國務院令第503號)

3、《醫療器械生產監督管理辦法》(國家食品藥品監督管理局令第12號)

4、《醫療器械生產日常監督管理規定》(國食藥監械[2006]19號)

5、《醫療器械生產質量管理規范檢查管理辦法》(國食藥監械[2009]834號)

6、《北京市醫療器械生產企業日常監督管理實施細則》(京藥監械[2008]19號)

7、其他相關法規文件

四、檢查職責和人員要求

1、日常監督現場檢查實行檢查組長負責制。檢查組長對具體檢查工作負總責,檢查員對所承擔的檢查項目和檢查內容負責。

2、檢查人員應符合以下要求:

(1)熟悉掌握國家有關醫療器械監督管理的法律、法規和有關要求;

(2)至少已接受過GB/T19000和YY/T0287標準培訓,并具備質量管理體系內審員資格;

(3)了解所檢查產品的有關技術知識,熟悉相關產品標準;

(4)具有較強的溝通能力和理解能力,在檢查中能夠正確表述檢查要求,能夠正確理解對方所表達的意見;

(5)具有較強的分析能力和判斷能力,對檢查中出現的問題能夠客觀分析,并做出正確判斷;

(6)能夠支持和配合檢查組長完成現場檢查工作。

3、檢查組長作為現場檢查工作第一責任人,除應具備檢查員的基本條件外,還應符合以下要求:

(1)具有較強的組織協調能力,能夠合理安排檢查分工,控制檢查節奏,按照計劃組織完成檢查任務;

(2)接受過YY/T0316、GB9706、GB16886、YY0033等相關專用標準培訓;

(3)接受過醫療器械生產質量管理規范等相關質量管理要求培訓。

五、檢查前準備

1、根據既往檢查和企業報送資料的情況,了解企業近期生產經營狀況,主要包括:

(1)企業相應證照取得或變化情況(如執照、許可證、注冊證);

(2)企業質量管理人員變動情況;

(3)企業生產工藝、生產檢驗設備、主要原材料變化情況;

(4)產品生產、銷售情況;

(5)既往檢查發現問題的整改情況;

(6)產品抽驗情況等。

2、根據對影響產品質量因素(人員、設備、物料、制度、環境)的變化情況及既往檢查情況,確定本次檢查產品范圍(可以是某類產品或某類中的部分產品)和檢查方式(事先通知或突擊性檢查)。

3、結合醫療器械生產質量管理規范的要求,確定本次檢查重點內容(如證照情況、原材料控制、潔凈車間管理、出廠檢驗控制、銷售、售后服務等部分或全部項目)。查閱、熟悉擬檢查產品相關資料,如產品標準、管理標準等(如YY/T0316、GB9706、GB16886、YY0033)。

4、確定檢查時間、檢查分工、檢查進度。當檢查項目互有交叉重疊時,一般由一名與檢查內容關系最直接的檢查人員負責串聯檢查。

5、檢查組長編制現場檢查方案(應包括檢查目的、檢查方式、檢查范圍、檢查時間、檢查進度、檢查內容、檢查分工等)。

6、聯系被檢查企業,通知檢查相關事宜(突擊檢查方式不適用)。

7、準備《監督檢查情況記錄》、《監督檢查意見通知書》等相關檢查文書。必要時,準備照相機、攝像機等現場記錄設備。

六、檢查的實施

1、進入企業現場后,向企業出示《行政執法證》或《行政監督執法證》;告知企業本次檢查的檢查目的、檢查依據、檢查流程及檢查紀律。

2、與企業相關人員進行交流,了解近期生產、經營狀況及質量體系運行、人員變化情況。

3、在企業相關人員陪同下,分別對企業保存的文字資料、生產現場進行檢查。

4、檢查工作應主要圍繞檢查方案中設定的檢查內容開展。對于檢查的內容,尤其是發現的問題應及時記錄,并與企業相關人員進行確認。必要時,可進行產品抽樣或對有關情況進行證據留存(如資料復印件、影視圖像等)。

5、檢查組長可選擇適當時機召集檢查員匯總檢查情況,核對檢查中發現的問題,討論確定檢查意見。遇到特殊情況時,應及時向檢查派出機構主管領導匯報。

6、與企業負責人溝通,通報檢查情況,核實發現的問題,告知整改意見。

7、填寫《監督檢查情況記錄》,檢查記錄應全面、真實、客觀地反映現場檢查情況,并具有可追溯性(符合規定的項目與不符合規定的項目均應記錄);檢查結果和意見應明確,并要求企業負責人在檢查記錄上簽字確認。

8、企業人員拒絕簽字或由于企業原因而無法實施檢查的,應由2名以上(包括2名)檢查人員注明情況并簽字確認。

9、對于在現場檢查中發現的問題,應填寫《監督檢查意見通知書》,并在改正內容及要求中明確整改要求及整改時限。

10、對于需要進行整改的,通常情況下應在與企業溝通的基礎上,協商確定整改要求和時限,并在規定的時限內督促企業完成整改。跟蹤檢查需要在現場完成的,應按上述要求和程序(包括檢查前準備)安排復查工作。

11、將日常監督現場檢查材料、企業整改材料及跟蹤檢查材料,歸入日常監督管理檔案。

七、檢查內容和檢查方法

1、有效證照、法規及標準

——檢查內容:

(1)企業營業執照;

(2)醫療器械生產企業許可證(正、副本);

(3)醫療器械注冊證(含醫療器械注冊登記表);

(4)產品注冊標準(如國家標準、行業標準或已備案的產品標準);

(5)有關法規文件(應包含條例、辦法、規定、細則和國家局、市局已發布實施的相關公告、通告、通知等文件);

(6)技術標準等。

——檢查方法

(1)查看證照是否過期;

(2)查看證照間相關項目的內容是否一致(如名稱、地址等);

(3)查看注冊證是否超出許可證審批的范圍;

(4)查看最新備案標準是否與注冊證登記表中的一致;

(5)查是否收集各級藥監部門發布的與生產產品相關的法規文件;

(6)查看收集的與產品相關有效技術標準(如國家標準、行業標準等)。

2、組織機構與管理文件

——檢查內容

(1)企業質量控制的組織架構;

(2)各部門質量職責;

(3)企業負責人(管理者代表)對法規知識、體系知識了解情況;

(4)各部門負責人對本部門、崗位質量控制要求的掌握情況;

(5)內審員配置情況;

(6)檢驗員配置情況;

(7)特殊工種工人配置情況。

——檢查方法

(1)查閱企業組織機構圖、任命文件;

(2)查看質量手冊中崗位職責的要求;

(3)詢問企業負責人、管理者代表企業的質量方針和質量目標;

(4)詢問質量管理負責人產品知識及體系知識;

(5)詢問技術負責人產品知識、設計開發、技術改造及采購要求;

(6)詢問生產負責人產品知識、工藝控制、生產設備及場地要求;

(7)詢問檢驗負責人產品知識、檢驗設備及檢驗規程要求;

(8)查看內審員名單、配置人數、資格證書、任命文件;

(9)查看檢驗員名單、配置人數、任命文件、培訓證明、體檢證明,詢問工作經驗,觀察實際操作等;

(10)查看工藝文件、特殊工種工人配置人數、資格證書、培訓證明、體檢證明,詢問工作經驗,觀察實際操作等;。

3、廠區、廠房

——檢查內容

(1)廠區環境(如與交通干道距離、區內植被脫落、垃圾堆放情況等);

(2)廠房外環境(如接鄰的建筑體,廠區布局等);

(3)電氣產品車間(如電氣防護、電磁屏蔽等);

(4)潔凈車間(如即時狀況、使用頻度、定期監測等);

(5)清潔車間(如即時狀況、使用頻度、定期監測等);

(6)普通車間(如面積、照明、通風情況等);

(7)庫房(如原料庫、中轉庫、成品庫等)。

——檢查方法

(1)詢問企業相關人員,實地查看(如面積大小、溫度高低、通風條件、貨架標識、照明設施、物料堆放等);

(2)查閱相關程序文件、管理規定、記錄(如車間、庫房管理制度、環境監測記錄、出入庫記錄、定期清貨記錄等)。

4、設計開發

——檢查內容

(1)設計開發策劃;

(2)設計開發輸入;

(3)設計開發輸出;

(4)設計開發評審;

(5)設計開發驗證;

(6)設計開發確認;

(7)設計開發更改。

——檢查方法 

(1)查閱設計開發程序文件;

(2)查看計劃書、開發決定書等;

(3)查看產品相關法規、技術材料、開發需求等;

(4)查看圖紙、工藝流程、工藝規范、設備人員要求等;

(5)查看評審報告、評審結論等;

(6)查看驗證方案、驗證報告等;

(7)查看確認報告書等;

(8)查看更改文件、更改收發記錄、現場觀察等;

(9)查因設計更改而引起的證照變更情況。

5、采購控制

——檢查內容

(1)采購清單;

(2)合格供方;

(3)采購合同(包括外協部件);

(4)采購記錄;

(5)進貨檢驗;

——檢查方法

(1)查閱采購程序文件;

(2)查看重要原料、一般原料、輔助材料清單等;

(3)查看供方目錄(如首選供方、備選供方)、供方評價(如評價準則、評價記錄、評價結果)等;

(4)查看采購合同(含采購時間、采購數量、質量要求等),外協合同、質量協議等;

(5)查看采購記錄(含采購時間、采購數量、經辦人員、原材料入庫記錄等,必要時查看采購發票);

(6)查看驗收標準、請檢單;

(7)查看進貨檢驗記錄、檢驗報告或驗證記錄等。

6、過程控制

——檢查內容

(1)產品工藝;

(2)操作規程;

(3)關鍵工序;

(4)特殊過程;

(5)生產設備;

(6)產品標識;

(7)產品防護;

(8)生產記錄。

——檢查方法

(1)查閱過程控制相關程序文件;

(2)查看產品工藝流程圖、質量控制點、圖紙(如整機圖、部件圖、零件圖、裝配圖)等;

(3)查看操作規程(如作業指導書、工藝卡等);

(4)關鍵工序舉例:純化水制備(控制點含設備驗證、設備維護、制備能力、水質監測、使用頻度等),注射用水制備(控制點含設備驗證、設備維護、原水條件、水質監測、使用頻度等);

(5)特殊過程舉例:環氧乙烷滅菌(含工藝驗證、設備驗證、廢氣處理、防爆措施、滅菌記錄等),輻照滅菌(含工藝驗證、設備驗證、委托合同、滅菌記錄等);

(6)查看設備清單、設備檔案、維護記錄、現場標識等;

(7)查看產品標識規定,現場觀察過程中的標識、堆放區域、傳遞箱標識等;

(8)查包裝材料選擇、包裝方法確定、裝配工具配備等;

(9)查看各項生產記錄(如生產計劃、隨工單、自檢互檢)。

7、產品檢驗

——檢查內容

(1)出廠檢驗;

(2)周期檢驗;

(3)檢測設備;

(4)檢驗記錄。

——檢查方法

(1)查閱檢驗相關程序文件;

(2)查看出廠檢驗規程(含檢驗項目、抽驗數量、檢驗方法等);

(3)查看周期檢驗規程(含檢驗項目、檢驗頻度、抽驗數量、檢驗方法等);

(4)查看設備清單、設備檔案、維護記錄、檢定記錄,現場觀察設備標識;

(5)查看檢驗記錄(含原始記錄、過程記錄、檢驗報告、出入庫記錄等)。

8、不合格品控制

——檢查內容

(1)不合格品登記;

(2)不合格品分析;

(3)不合格品處置。

——檢查方法

(1)查閱不合格品控制程序文件;

(2)查看檢驗結果、不合格品記錄等;

(3)查看不合格匯總、研究記錄等;

(4)查看返工、報廢、銷毀、處置記錄等。

9、銷售與售后

——檢查內容

(1)銷售情況;

(2)安裝調試;

(3)產品追溯。

(4)不良事件的跟蹤及處理情況

——檢查方法

(1)查閱銷售及售后服務程序文件;

(2)查看代理商名單、直銷客戶名單、銷售記錄等;

(3)查看安裝規范、調試記錄等;

(4)查看產品追溯的規定及實現追溯的情況。

(5)查看不良事件管理制度及實施記錄

10、分析改進

——檢查內容

(1)顧客投訴;

(2)預防措施;

(3)體系內審;

(4)管理評審。

——檢查方法

(1)查閱分析改進相關程序文件;

(2)查看隨訪記錄、投訴記錄、處置記錄等;

(3)查看問題數據匯總、分析記錄、預防方案等;

(4)查看體系內審規定(含內審周期、內審計劃等)、內審記錄等;

(5)查看管理評審規定(含評審時間、評審計劃、文件更替等)、評審記錄等。

11、包裝標識、說明書

——檢查內容

(1)內包裝、中包裝、外包裝;

(2)銘牌標志;

(3)產品說明書。

——檢查方法

(1)查閱包裝、標識相關程序文件;

(2)現場查包裝(含企業名稱、許可證號、注冊地址、生產地址、聯系方式、產品名稱、注冊證號、質量標準、規格型號、產品序列號或批號、生產日期、產品效期、合格證、一次性使用、已滅菌、數量、委托信息(如有)等);

(3)現場查銘牌標志(含企業名稱、許可證號、注冊地址、生產地址、聯系方式、產品名稱、注冊證號、質量標準、規格型號、產品序列號、生產日期、合格證、委托信息(如有)等);

(4)查看產品說明書(含企業名稱、許可證號、注冊地址、生產地址、聯系方式、產品名稱、注冊證號、規格型號、質量標準、結構組成、適用范圍、禁忌癥、使用方法、安裝說明、警示信息、產品效期、一次性使用、已滅菌、委托信息(如有)等)。

八、檢查手段

1、語言交流

(1)檢查人員應積極與領導層溝通,通過了解企業發展歷史、質量體系近期運行狀況和產品市場情況,分析判斷企業運行中是否存在問題、存在哪方面問題、當前急需解決哪些問題等。

(2)與企業中層和特殊崗位人員的溝通,可采取面對面交流的方式。通過談話來判斷人員能否承擔該崗位賦予的相應職責。對于不了解、不熟悉、不能行使職權的或由他人代答的,應視企業整體情況提出人員調整要求。

(3)對于現場檢查中發現的問題,應耐心、認真地與企業溝通交流,協商整改要求和時限。一般情況下,在與企業取得一致意見后,應根據確定的檢查意見客觀、詳細的進行如實記錄。

2、文字資料

(1)檢查文件中涵蓋的質量體系過程,判斷質量體系的全過程是否都已被識別,

(2)檢查對識別出的過程是否都已形成控制文件,判斷文件內容是否覆蓋了過程的全部。

(3)檢查文件規定的內容,判斷是否與現場觀察的實際情況相一致。

(4)檢查文件間的關聯性,判斷文件要求是否能夠滿足企業和產品的特點,是否恰當。

(5)檢查各項記錄間的可追溯性,判斷能否根據各項記錄的相互關系完成產品生產過程的追溯。

3、現場觀察(根據工藝的不同,可包括前處理、粗加工、組裝、安裝、老化、包裝現場;原材料、半成品、成品檢驗現場;原料庫、中轉庫、成品庫等)。

(1)根據生產流程查看生產現場布局是否合理,有無反復交叉、往復的情況。生產場地的整體規劃與生產情況(生產量和銷售量)是否匹配。

(2)正常生產車間是否整潔、條理,設備、場地實際狀況與記錄或文件是否一致。注意現場中有無刻意遮擋、破亂不堪的角落。生產廢料、辦公垃圾堆積的地方是否會對產品質量造成影響。

(3)觀察生產人員、檢驗人員操作是否熟練,生產能力與實際生產、銷售情況是否匹配??梢赃m時的詢問員工操作要求,判斷是否與文件規定一致,是否與現場操作一致。

九、記錄樣本的選取

1、在較短時間內,通過現場檢查對企業質量體系運行狀況作出整體評價是有一定難度的。所以在檢查質量記錄時,應充分考慮企業生產周期、近期運行狀況和本次檢查目的、已查內容。一般情況下,應選取相似條件下的兩份以上同種質量記錄。

2、現場監督檢查是抽樣式檢查,為如實反映當時的客觀情況,文字記錄應盡量選擇與檢查時間距離較近的進行抽樣。一般可選取現場檢查前一季度內的記錄,或選取現場檢查前最近一個生產周期的記錄。

3、確定檢查產品范圍時,應覆蓋企業所有已取得醫療器械注冊證書的產品;在檢查時間有限的情況下,一般應選取企業生產量較大或者產品安全性要求較高的一個或多個產品進行檢查。

4、當同次檢查中涉及一個產品的多個過程記錄時,還應充分考慮記錄的可追溯性和真實性,圍繞同一產品序列號(或批號)展開檢查。根據文字記錄的索引關系,判斷產品質量全過程的追溯能否實現。

5、檢查文字記錄的內容與質量控制要求的一致性,記錄中的數據應與根據記錄判定的結論一致。記錄內容應能詳細、如實反映質量控制過程的原始狀態,必要時可要求實際操作。

6、檢查文字記錄時,如發現兩份相似條件下的同種記錄存在數據差別較大的情況,應補充選擇相似條件下的同種記錄進行確認,同時詢問出現差別的原因。對于已能清晰反映檢查結果的,一般不擴大記錄樣本的選取數量。