Există multe bariere în planificarea afacerilor firmei, în special în cazul firmelor cu afaceri minuţios întreţinute. Dintre acestea se pot aminti:
1. Problema este deseori complexă, necesitând informaţii referitoare la climatul politic national şi internaţional, vizând ultimele noutăţi tehnologice din alte zone geografice;
2. Procesul necesită investiţie de timp şi bani, deseori însă resursele la dispoziţia firmei fiind extrem de limitate;
3. Gândirea strategică şi planificarea afacerilor necesită o serie de “talente” speciale foarte diferite de cele specifice unei derulări curente a afacerilor;
4. Nevoia stringentă de analize de fezabilitate şi de previziune financiară – probabil cel mai dificil aspect dintre toate.
Planul de afaceri este modul preferat de comunicare între întreprinzători, potenţialii investitori şi creditori.
Patronii experimentaţi şi managerii firmelor din ţări cu experienţă în economia de piaţă ştiu că planul de afaceri este un instrument indispensabil de management. Din experienţa acestora a rezultat că fie şi “simpla” completare a etapelor cerute pentru dezvoltarea unui plan de afaceri îi forţează să introducă disciplina şi procesul logic în toate activităţile lor de planificare .
Ei au constatat că un plan de afaceri minuţios elaborat poate îmbunătăţi rapid posibilităţile propriilor firme de a realiza scopurile şi obiectivele în aşa fel încât să servească cel mai bine propriile interese ale firmei, ale angajaţilor şi ale investitorilor.
Un plan de afaceri poate lua diferite forme – de la un document produs în mod profesionist, la un manuscript care serveşte ca documentaţie pentru scopurile, obiectivele, strategiile şi tacticile firmei.
În orice formă de prezentare, un plan de afaceri este o relevare simplă şi clară a orientării firmei, a modului cum firma îşi va realiza obiectivele propuse şi cum va arăta în următorii 3-5 ani, odată ce ţinta să a fost atinsă.
Planul de afaceri nu este o detaliere bugetară pentru următorii ani şi nici o extensie a indicatorilor din anii anteriori pentru perioada următoare. Planul de afaceri este un proces de adresare a unor întrebări fundamentale pentru viitorul companiei – într-un mod structurat – pentru a stabili direcţiile de urmat către un viitor succes.
Câteva întrebări fundamentale ce stau la baza planificării afacerilor pot fi:
- ce ar putea să aducă viitorul?
- unde dorim să se afle firma în lumina propriei viziuni despre viitor?
- unde se află propria firmă în prezent?
- cum ne putem mişca din poziţia prezentă spre propriile obiective stabilite pentru viitor?
Întrebările sunt interdependente şi de aceea sunt uşor de abordat, în schimb răspunsul cuprinde un volum mare de variante posibile. Ridicarea acestor întrebări necesită o abordare structurată a planului de afaceri şi împărţirea lui în sub-părţi componente.
Planul de afaceri este un valoros instrument de management care poate fi utilizat într-o multitudine de situaţii. În majoritatea firmelor din ţări cu economie de piaţă, planul de afaceri este folosit pentru:
a) fixarea scopurilor şi a obiectivelor firmei;
b) prevederea unei baze pentru evaluarea şi controlul performanţelor firmei;
c) comunicarea unui mesaj lansat de firmă către managerii de la nivelul ierarhic mediu al firmei, către directorii altor companii, către furnizorii şi potenţialii investitori precum şi către băncile finanţatoare. Acelaşi plan de afaceri se poate utiliza eficient în toate situaţiile menţionate mai sus.
a) Fixarea scopurilor şi a obiectivelor firmei. Planul de afaceri pentru o firmă nouă este, în cele mai multe situaţii, o primă încercare de planificare strategică. Un întreprinzător ar trebui să folosească planul de afaceri ca un instrument pentru fixarea direcţiilor de evoluţie a companiei în următorii ani. Planul de afaceri va fixa etapele de acţiune pentru ghidarea firmei pe perioada respectivă. Mulţi întreprinzători particulari afirmă că problemele presante vizând managementul zilnic al firmei lor le oferă prea puţin timp pentru planificare. Totodată, fără plan de afaceri, întreprinzătorii afirmă că nu se adaptează rapid la schimbările intervenite în mediul ambiant al firmei. Bineînţeles că alcătuirea unui plan de afaceri nu este o garanţie pentru succesul acelei afaceri. Totuşi, cu un plan de afaceri bine gândit, un manager (sau patron) poate mai bine să anticipeze situaţiile de criză şi să le ţină piept. Planificarea afacerilor este mai importantă pentru supravieţuirea unei firme mici, în creştere decât a unei firme mari sau mature.
b) Evaluarea performanţelor. Un plan de afaceri poate fi folosit pentru dezvoltarea şi pentru documentarea privind momentele cheie în derularea cu succes a afacerilor firmei. În febra problemelor zilnice, este greu de privit obiectiv la performanţele afacerilor în derulare. Însă un plan de afaceri poate asigura echipei de manageri o bază obiectivă pentru determinarea etapei în care se află derularea afacerii, comparativ cu scopurile şi obiectivele fixate.
c) Comunicaţii interne şi externe. “Povestea firmei” trebuie spusă şi respusă de nenumărate ori tuturor potenţialilor investitori, noilor angajaţi, consultanţilor externi şi potenţialilor clienţi. Cea mai importantă parte a acestei “poveşti” care trebuie comunicată este cea despre viitor, deci chiar conţinutul planului de afaceri. Acesta trebuie să reprezinte o îmbinare armonioasă a tuturor activităţilor firmei pentru ca imaginea rezultantă să fie cea a unei organizaţii plină de viaţă, în măsură să realizeze scopurile şi obiectivele propuse. Planul de afaceri trebuie să fie capabil să comunice competenţa specifică firmei oricărei persoane interesate într-o colaborare cu firma.
