În etapa actuală, în care dezvoltarea economiei naţionale şi a relaţiilor internaţionale generează raporturi permanente, continue, intre diferite unităţi economice interne, din ţară, şi intre cele din ţară şi cele din străinătate, rolul corespondenţei oficiale este în continuă creştere. Se impune, din această cauză, o preocupare permanentă din partea celor care întocmesc, primesc şi vehiculează corespondenţă pentru însuşirea principiilor de întocmire corectă a corespondenţei, pentru evitarea unui număr inutil de scrisori intre unităţile economice, în scopul lichidării manifestărilor de birocratism.
Principii de bază pentru întocmirea corespondenţei:
- evitarea corespondenţei inutile, în cazul unor probleme care pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic;
- promptitudinea răspunsurilor, ceea ce implică operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenţei, precum şi în redactarea, dactilografierea şi expedierea acesteia;
- respectarea unui strict regim de economii, prin folosirea hârtiei de dimensiuni potrivite textului şi scrierea pe ambele părţi ale colii;
Importanţa activităţii de corespondenţă constă în aceea că:
- este un element de bază pentru stabilirea legăturilor dintre unităţi sau persoane fizice şi persoane juridice care sunt obligate să îşi dezvolte probleme în comun;
- oferă posibilitatea consemnări scriptice a unei activităţi;
- constituie un element de înregistrări contabile;
- serveşte ca probă în justiţie;
- permite, prin conexarea scrisorilor (asamblarea celor privind o anumită problemă), constituirea unui ciclu de corespondenţă care oglindeşte naşterea, modificarea şi încetarea unor relaţii între persoane juridice sau intre persoane fizice şi persoane juridice;
- corespondenţa devine o bogată sursă de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, oglindind stadiile evoluţiei raporturilor juridice de muncă, ale raporturilor economice etc., precum şi ale evoluţiei vocabularului din domenii diferite de activitate.
CLASIFICAREA CORESPONDENŢEI
În funcţie de diferite criterii, corespondenţa se poate clasifica astfel:
a. După obiectul si scopul ei se distinge:
- corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică etc.);
- corespondenţa de dispoziţie (comanda);
- corespondenţa de informare (oferta,darea de seamă);
- corespondenţa de constatare (procesul-verbal…);
- corespondenţa de îndrumare şi control (decizia,ordinul…);
- corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică,juridică);
- corespondenţa însoţitoare de acte.
b. După modul de întocmire sunt:
Documente tipizate, documentele întocmite pe formulare-tip, cu text în majoritate tipărit.
Unele acte cu caracter general (certificate, procese-verbale, diplome, acte de stare civilă), precum şi majoritatea documentelor economice sunt tipizate. Întocmirea lor nu necesită o muncă de redactare specială, deoarece fiecare document are textul tipărit cu elementele de rigoare. Întocmirea lor se face prin simpla completare a spaţiilor libere, a coloanelor, cu datele cerute de textul formularului tipizat (în conformitate cu indicaţiile de completare). Documentele tipizate au conţinutul sistematizat şi se pot întocmi în mai multe exemplare, cu destinaţie diferită.
Documentele tipizate se împart în:
- formulare cu regim special, ce se primesc pe bază de serie şi număr, pentru care trebuie justificate. Exemplarele greşit completate se anulează cu menţiunea „anulat” şi se păstrează pentru justificare. Predarea şi primirea formularelor se face în baza unui proces-verbal;
- formulare fără regim special, în care se pot face rectificări pentru care, de obicei, se semnează şi se menţionează „corectat de mine”; acestea nu se păstrează pentru justificare.
Documentele netipizate, documentele întocmite în mod liber, ţinând seama de regulile de redactare. Sunt folosite pentru operaţii care sunt folosite de la caz la caz sau pentru operaţii ocazionale, de exemplu, pentru cereri, adeverinţe, delegaţii, ordine, oferte, întâmpinări, contestaţii, sesizări, reclamaţii.
c. După natura şi destinaţia exemplarelor, sunt:
- Originalul (primul exemplar) se trimite destinatarului.
- Copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu originalul, cu indigo. Cuvântul „copie” se scrie cu cerneală şi se semnează pe dosul copiei. Ea serveşte ca probă de control în cazul pierderii originalului.
- Duplicatul originalului pierdut se eliberează în cazurile şi cu formele prevăzute de lege.
Pierderea se anunţă unităţii care a eliberat actul original şi numai după publicarea pierderii în Monitorul Oficial şi deci declararea că actul respectiv este nul, poate fi eliberat duplicatul. Pe actul nou eliberat se menţionează „duplicat”. Acesta are puterea originalului.
- Copia de pe original – prin care se copiază exact textul de pe original; se scrie „copie”, „locul sigiliului2 (LS) şi „s-a semnat” (SS). În cazul în care legea prevede, se poate reconstitui actul original în baza copiei.
Copia de original poate fi:
- Copie certificată, deci are confirmarea că este autentică, sigură, adevărată, exactă, valabila. Se foloseşte pentru protejarea originalului, pentru evitarea pierderii acestuia. Se eliberează şi se semnează de secretariatul unităţii care păstrează originalul, pentru a înlesni folosirea documentului de către cetăţeni intr-o altă unitate.
După colaţionare se scrie „eliberat de secretariat”. Obligatoriu, copia poarta semnătură şi ştampilă.
Copia certificată poate fi eliberată şi de către unitatea care a emis actul original (ex. copie după o hotărâre judecătorească).
- Copia legalizată se eliberează de către notariat în cazul în care legea cere copii legalizate sau cetăţenii doresc să posede astfel de copii după acte de mare importanţă.
Copia legalizată cuprinde reproducerea exactă a conţinutului actului dactilografiată in şir indian, precum şi încheierea de legalizare. Documentele legalizate se înscriu într-un registru special la notariat.
- Fotocopia unui act are valoare numai în cazul în care este legalizat de notariat, pe vaza verificării şi confruntării cu actul original.
Aceasta constituie o măsură de garanţie, pentru a se evita folosirea unui trucaj în fotocopie, cu intenţia de a induce în eroare.
- Extrasul constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mari.
Valabilitatea unui extras, ca şi a celorlalte copii după acte, este condiţionată de certificare.
